Efficiënt werkoverleg voeren? Zo houd je het einde in zicht

De meeste werkoverleggen vinden plaats aan de hand van een agenda. Gelukkig maar. Alhoewel… Er zijn maar weinig agenda’s die zo opgesteld zijn dat er sprake is van een effectief en efficiënt werkoverleg. Vaak is het een diarree aan onderwerpen. Allemaal punten die dan aan bod gaan komen? Maar waarom? Wat moet de opbrengst daarvan zijn? In het werkoverleg raakt men het spoor al snel bijster. Want over al die onderwerpen valt natuurlijk van alles te zeggen. Of niet. Maar het kan anders. Zorg ervoor dat het einde van een werkoverleg in zicht is. Hoe je dat doet vertellen we je in deze blog.

Een efficiënt werkoverleg begint met het einde in zicht

Ongetwijfeld hebben verschillende deelnemers aan het begin van het werkoverleg het einde al in gedachten. Dat is niet wat we hier bedoelen. Het gaat erom dat jullie helder hebben wat de opbrengst van het totale werkoverleg en elk afzonderlijk onderwerp is.

Moet er een knoop zijn doorgehakt? Moeten er ideeën op tafel liggen? Moeten de eerste standpunten bekend zijn? Moet iedereen geïnformeerd zijn? Of van een andere orde: moet er stoom afgeblazen zijn; moet er gedeelde trots zijn over een behaald resultaat; moet er meer begrip zijn voor elkaars werkwijze of moet er leed gedeeld zijn? Dus wat moet er zowel qua inhoud als proces gerealiseerd zijn aan het einde van het werkoverleg?

Een goede voorzitter van een efficiënt werkoverleg weet van tevoren wat de belangrijkste opbrengsten moeten worden en zet die ook op de agenda. Het liefst ook bij elk overlegpunt. Aan het begin van het werkoverleg, dus in het bijzijn van alle deelnemers, benadrukt de voorzitter dat nogmaals. En bij de introductie van ieder onderdeel wordt dat nog eens dunnetjes overgedaan.

Overdreven? Valt wel mee hoor. Let maar eens op hoe snel mensen het spoor bijster zijn en afhaken. Dat komt ook omdat ze denken dat zij toch niets hoeven te doen. Of, ook lastig, helemaal losgaan omdat ze over elk onderwerp wel iets vinden of te vragen hebben.

Wie grijpt er in tijdens het werkoverleg?

Maar ja, als dat allemaal niet bijdraagt aan het bereiken van de gewenste opbrengst, kun je als voorzitter maar beter ingrijpen. Of, in een ideaal team, de deelnemers gaan ingrijpen. Want die hadden toch ook begrepen waar het echt om ging? Het stond nota bene op de agenda en de voorzitter had het zojuist nog enkele keren gezegd. Dus daar waar de zelfsturing niet bij iedereen meer werkt, is de kans groter dat andere groepsleden mede sturing gaan geven. Scheelt een stuk voor de voorzitter en past bij gezamenlijk eigenaarschap!

En als je er nu ook nog een gewoonte van maakt om aan het einde even achterom te kijken, gaat het helemaal goed komen. Dat wil zeggen dat je na afloop van ieder onderwerp, en na afloop van het totale overleg, terug kan blikken of de gewenste opbrengsten ook echt gehaald zijn. Dit geldt voor inhoudelijke opbrengsten evenals de samenwerkingsafspraken zoals “We willen dat iedereen inbreng heeft in ons overleg”. Zo ja, dan hebben jullie het als team goed gedaan. Dan kun je met een tevreden gevoel je andere werkzaamheden oppakken.

En mocht je in die terugblik tot de conclusie komen dat je een aantal opbrengsten uiteindelijk niet hebt kunnen realiseren, dan doe je er goed aan om te kijken waar dat aan gelegen heeft. Het liefst doe je dat met alle betrokken professionals. Daarmee maak je hen medeverantwoordelijk voor een succesvol teamoverleg. Want het teamoverleg is niet alleen van en voor de leidinggevende. Toch?

Haal meer uit je werkoverleg

Kunnen jullie tijdens het werkoverleg wel wat handvatten gebruiken? Boek een training bij Het Teamlab! We hebben verschillende team trainingen en interventies, waarmee je van je team een ijzersterk team kunt maken. Tijdens de trainingen en interventies staat een van onze experts je bij. Wat gaat er al goed tijdens het werkoverleg en waar kan het net nog een tikje beter? Bekijk onze team trainingen en neem vandaag nog contact met ons op.

Bekijk de team trainingen

Team Meetings™

In één dag een nieuwe aanpak voor bruisende teamoverleggen