Interactief vergaderen? Dat doe je met deze 10 tips!

Ken je ze? Die bijeenkomsten en vergaderingen waarbij je steeds maar moet luisteren? Waar je verder niet zoveel hoeft te doen en waarbij je gedachten steeds verder afdwalen? Of van die vergaderingen waarbij je ogen dichtvallen onder die brei van woorden? Zonde hè? Schakel al die denkkracht in tijdens een vergadering! Dan gaat het bruisen. Er ontstaan nieuwe ideeën en energie. Mensen raken meer betrokken. Is het moeilijk om interactief te vergaderen? Welnee!

Hieronder geven we je 10 tips zodat jullie kunnen starten met interactief – of beter: actief – vergaderen. Hebben jullie hulp hierbij nodig? Schakel onze hulp in!

Vergaderhulp nodig? Neem contact op

Tip 1: Creëer eenvoudig meer interactie tijdens een vergadering

De toon van een vergadering kun je maar beter snel zetten. Het liefst zelfs in de eerste twee minuten. Moeten deelnemers bij een vergadering vooral luisteren? Of moeten ze denken, ideeën inbrengen, bijdragen leveren en actief zijn?

Veel heeft te maken met de vorm die je kiest. ‘Eén persoon praat, de rest luistert’ is echt niet de enige die je hoeft te gebruiken. Als je een vraagstuk inbrengt en je laat de deelnemers daar met hun buurman over praten, is de helft al aan het woord. En daardoor actief betrokken en al interactief aan het vergaderen!

De eerste tip voor interactief vergaderen: Waarom niet een interactieve vergadering beginnen met: “Vertel aan je buurman waar je het meest trots op bent, wat je de afgelopen weken op het werk hebt gedaan.” Of: “Waar heb je het hardst om gelachen?”, “Waar maak je je het meeste zorgen over?”, “Welk nieuw idee heb je?”, “Wat was de leukste reactie van een klant die je hebt gekregen?” etc.

Bij veel onderwerpen in vergadering gaat het om meningsvorming. Wat vindt men ervan? Vaak zijn het dezelfde mensen die je dan hoort. Maar daarmee verkondigen zij nog niet de mening van het team. Geef even een denkpauze, zodat iedereen zijn eigen gedachten kan formuleren. Of laat mensen het eerst voor zichzelf opschrijven. Daardoor lok je iedereen uit om na te denken en iets te vinden. Zo voorkom je ook dat iedereen wordt beïnvloed door de eerste inbrenger en iedereen veel van hetzelfde inbrengt.

Doe tijdens een vergadering ook geen ‘rondjes’. Dit is veel te voorspelbaar. Doe het at random of nog beter laat mensen spontaan de beurt nemen. Gebruik de popcorn-methode: When you’re hot, you pop!

Tip 2: Zorg dat je teamleden tegen elkaar gaan praten

De volgende tip voor interactief vergaderen vergt echt wel wat stuurmanskunst: bij veel vergaderingen wendt iedereen zich tot de leidinggevende. Die doet als het ware de beurtverdeling.

Daardoor ontstaan er eigenlijk steeds gesprekjes tussen een deelnemer en de leidinggevende. Maar heb je niet liever dat er een echte dialoog tussen de teamleden ontstaat? Als je dat wilt hebben we hier een trucje voor: als je iemand het woord geeft dan zal die gaan praten en jou aankijken. Kijk dan niet terug, maar richt je blik op iemand uit de groep. Na een paar seconden zal de ander, ongemerkt, jouw blik volgen en vindt het gesprek tussen de teamleden plaats. Eventueel kun je het expliciet benoemen: “Vertel het a.u.b. niet tegen mij, maar tegen je teamgenoten.”

8 extra tips voor interactief vergaderen

Naast de 2 bovenstaande tips hebben we nog 8 andere tips voor meer interactie tijdens de vergadering.

1. Geef mensen specifieke taken tijdens de vergadering.
2. Vraag mensen om een samenvatting of reflectie na een onderwerp.
3. Wissel van zitplaats, tafelopstelling.
4. Zorg dat er al iets hangt in de vergaderruimte: b.v. agenda, cijfers, doelen, resultaten. In geval van een online teammeeting: zet sheets, filmpjes of andere documenten al klaar.
5. Nodig mensen uit om iets te vertellen over hun ervaringen en ideeën.
6. Wissel af tussen: luisteren, vertellen, denken, schrijven.
7. Vraag deelnemers naar ideeën voor meer interactie en betrokkenheid.
8. Verbied lange Powerpointpresentaties.

Hulp nodig bij een bruisende en actieve vergadering?

Kun je wat hulp gebruiken zodat jullie vergaderingen vanaf nu altijd interactief en bruisend zijn? Bekijk onze teamtrainingen. We hebben verschillende 1-daagse teamtrainingen die hier perfect bij aansluiten, zoals de training ‘Team Meetings‘. Benieuwd naar alle teamtrainingen?

Bekijk onze trainingen

Naast de teamtrainingen bieden we ook maatwerk teamtrainingen aan. Daarbij kijken we nog specifieker naar jullie behoeften en wensen. Neem hiervoor contact met ons op of plan direct een online afspraak in.

Team Meetings™

In één dag een nieuwe aanpak voor bruisende teamoverleggen