Teamoverleg: mag je eigenlijk wel meebeslissen?

– afkomstig uit het boek ‘Zelfsturing vraagt leidinggeven‘, tip 8 –

Mogen we mee-weten, mee-denken of mee-beslissen?

Een goed teamoverleg kan bijdragen aan de betrokkenheid van professionals. Men voelt zich verantwoordelijk voor de prestaties en het wel en wee in het team. Maar pas op: misbruik van de inbreng in een teamoverleg wordt bestraft. Als de suggestie gewekt wordt dat mensen mogen meedenken of meebeslissen, maar feitelijk wordt er niets mee gedaan, haken ze snel af. Mensen laten zich namelijk niet graag misbruiken. Ook niet tijdens een teamoverleg. Ze hebben wel wat beters te doen.

Mag je tijdens een teamoverleg eigenlijk wel meebeslissen?

Het lijkt zo duidelijk: het teamoverleg is er om een aantal zaken met elkaar te bespreken. Maar wat doet de inbreng van de medewerkers er eigenlijk toe? Als het zo is dat een bepaald onderwerp elders al besloten is en de inbreng of mening van het team niet tot veranderingen zal leiden, dan kun je hier maar beter eerlijk en duidelijk over zijn. Het is dan voor de aanwezigen dus slechts een kwestie van mee-weten. Hetgeen wil niet zeggen dat ze daar niet op kunnen reageren met hun mening. Maar dat is dan meer om stoom af te laten blazen, aanvullende informatie te kunnen geven, begrip te tonen, etc. Niet om de suggestie te wekken dat dingen daardoor beïnvloed worden.

Toch gaat hier veel tijd aan verloren tijdens het teamoverleg. Professionals die een podium willen om hun mening over directiebesluiten, regeringsbeleid of maatschappelijke ontwikkelingen te ventileren. Verandert er daardoor iets? Nee toch? Behalve een toenemend gevoel van onbehagen en machteloosheid.

Focus tijdens het teamoverleg op mee-denken

Zoek liever de ruimte tijdens het teamoverleg waar het team wel over kan mee-denken. Dan heb je het over dingen die te beïnvloeden zijn. Je moet die inbreng wel op de een of andere manier meenemen in het besluitvormingsproces.

Nog meer participatie bereik je als men kan mee-beslissen. Maak in dat geval duidelijk hoe er een knoop wordt doorgehakt. Bij delegatie: het team mag het helemaal zelf beslissen? Of consensus: iedereen voor? Consent: niemand tegen? Bij meerderheid? Heeft de leidinggevende een zwaardere stem in het kapittel? Vetorecht?

In veel teams wordt er –onbewust- gestuurd op consensus. Iedereen moet er ‘ja’ tegen zeggen. Een zo breed mogelijk draagvlak. Dat maakt soms dat zaken heel lang bediscussieerd of doorgeschoven worden.

Wil je echter slagvaardig blijven tijdens het teamoverleg? Maak dan duidelijk hoe je een knoop gaat doorhakken. Bijvoorbeeld: “Ik neem als leidinggevende de geluiden uit het team mee en zal op basis daarvan een gewogen besluit nemen.” Professionals snappen ook wel dat je door moet en je je niet kunt laten gijzelen door een kleine minderheid die een afwijkend standpunt heeft. Tenzij het om zeer gewichtige zaken gaat. Dan kun je een minderheid niet negeren.

De cirkel van betrokkenheid en invloed

Covey spreekt in dit kader over de cirkel van betrokkenheid en de cirkel van invloed. De lessen die we daar met betrekking tot effectief teamoverleg uit kunnen trekken zijn:

• Richt je zoveel mogelijk op je cirkel van invloed.
• Doe niet alsof de cirkel van invloed groter is dan in werkelijkheid het geval is. Maak hem ook niet kleiner!
• Besteed geen tijd aan zaken die buiten je cirkel van betrokkenheid liggen.

Oftewel: besteden we tijd tijdens een teamoverleg aan de onderwerpen in de vorm van mee-weten, mee-denken of mee-beslissen? En klopt dat met de realiteit?

Zelfsturing vraagt leidinggeven

Deze blog is afkomstig uit het boek ‘Zelfsturing vraagt leidinggeven’. Benieuwd naar de andere hoofdstukken? Bestel het boek direct via onze eigen website.

Bekijk het boek ‘Zelfsturing vraagt leidinggeven’

Team Meetings™

In één dag een nieuwe aanpak voor bruisende teamoverleggen