Vergadering: verstoringen gaan voor

Het is een oude wet: verstoringen gaan voor. Of je nu wilt of niet. Dat is bij vergaderingen niet anders. En vergaderingen kennen nogal wat verstoringen. Sta daar eens bij stil. Het scheelt je daarna een hoop tijd. En ergernis. Het gevolg, door op een juiste manier om te gaan met verstoringen kunnen jullie efficiënter vergaderen.

De verstoringen tijdens een vergadering

Hoeveel vergaderingen beginnen er eigenlijk op de afgesproken tijd? Of hoeveel vergaderingen worden verstoord door laatkomers? We verbazen ons er soms over. Niet alleen dat het gebeurt, meer nog dat we het blijkbaar maar accepteren. Normaal vinden. Of durven we er niets meer van te zeggen? En: wie moet daar dan iets van zeggen? Toch niet alleen de leidinggevende? We zijn er toch allemaal verantwoordelijk voor dat we onze tijd nuttig besteden?

Als je er eens op gaat letten hebben vergaderingen nog wel eens last van verstoringen. Koffie en thee bijvoorbeeld. Ook zo’n boosdoener. Want, zeg nou zelf, dat zijn toch primaire levensbehoeften? Maar dat neemt toch niet weg dat overleggen later moeten beginnen, zodat iedereen zijn bakkie troost nog kan halen? Of dat je zomaar weg kunt lopen voor een refill? De koffiekan die tijdens het overleg plotsklaps spontaan rondgaat is ook al zo’n stoorzender. Zeker als daarna ook de suiker en melk nog over de tafel vliegen. En na veel koffie of thee is er vast wel iemand die vervolgens dringend naar het toilet moet. Soms is dat het eerste schaap dat over de dam is. En ontstaat er meer beweging. En afleiding.

Dan hebben we het nog niet eens over mobiele telefoons, tablets, laptops etc. Soms natuurlijk nodig tijdens de vergadering. Vaak echter een vluchtmogelijkheid.

Bewust van verstoringen of niet?

Veel van deze verstoringen gebeuren gewoon. Mensen zijn er zich vaak niet of nauwelijks van bewust. Want zo gaat het hier. Maar het leidt wel af en maakt een teamoverleg minder effectief. Daardoor is er minder tijd voor de echt belangrijke zaken. En dat is jammer.

Hoe gaat een vergadering of overleg bij jou?

Hoe gaat dat bij jou in je team? Wat zijn jullie gewoontes? Praat er eens over met elkaar. Zet het eens op de agenda. Kijk vervolgens naar de zaken waar je echt wat mee moet. Maak de spelregels van jullie teamoverleg eens expliciet, zodat je dingen kan veranderen en verbeteren.

Als je dan toch met elkaar kijkt naar jullie gewoontes, ga dan eens een laagje dieper. Hoe bespreken we de punten tijdens een teamoverleg? Proberen we elkaar te begrijpen of te overtuigen? Is er ruimte voor twijfel en onzekerheid? Of moeten we de zaken juist wat dikker aanzetten? Wie neemt eigenlijk verantwoordelijkheid voor een succesvolle vergadering?

Herken patronen

Het is goed als de mensen dit soort dingen zien. De patronen herkennen, want dan kun je gaan verbeteren en wordt het teamoverleg een moment om naar uit te kijken.

Herken je de patronen maar weet je niet hoe je ze moet doorbreken tijdens een teamoverleg? Neem contact met ons op en we kijken graag hoe we van jouw team een ijzersterk team kunnen maken. Want uit een ijzersterk team komen de beste resultaten voort.

Leer effectief vergaderen

Team Meetings™

In één dag een nieuwe aanpak voor bruisende teamoverleggen